Konferensi Pers: Pengertian, Persiapan, Susunan Acara, dan Contohnya

Konferensi pers atau jumpa pers adalah acara khusus yang dibuat organisasi atau individu untuk menyampaikan pernyataan atau informasi kepada wartawan, dengan harapan media datang, meliput, dan menyiarkannya seluas mungkin. Rumusan ini mengikuti artikel Wikipedia bahasa Indonesia tentang konferensi pers, yang menyebut tujuan utamanya adalah mengukuhkan pengertian dan penerimaan publik terhadap pihak penyelenggara.

Dalam bahasa Inggris acara ini disebut press conference, news conference, atau press briefing. Ciri khasnya ada dua: satu atau beberapa pembicara menyampaikan pernyataan, lalu wartawan mengajukan pertanyaan. Sesi tanya jawab inilah yang membedakannya dari sekadar mengirim dokumen ke redaksi.

Panduan ini menjelaskan kapan konferensi pers layak diadakan, cara menyiapkannya langkah demi langkah, contoh susunan acara, aturan etika yang perlu kamu pahami, dan cara menindaklanjutinya. Contoh ditulis untuk tim PR kecil, UKM, dan agensi yang mengurus komunikasi klien.

Konferensi pers adalah apa? Pengertian dan tujuannya

Menurut Wikipedia tentang press conference, konferensi pers adalah acara media tempat tokoh atau organisasi mengundang wartawan untuk mendengar mereka berbicara dan mengajukan pertanyaan. Penyelenggaranya beragam: politisi, perusahaan, organisasi nirlaba, klub olahraga, sampai panitia acara besar.

Artikel Wikipedia bahasa Indonesia merangkum beberapa jenis informasi yang biasa disampaikan lewat konferensi pers:

• kinerja perusahaan, misalnya laporan hasil usaha;
• bantahan atas isu atau berita miring;
• informasi baru seperti peluncuran produk, kerja sama, atau perubahan kepemimpinan.

Dari daftar itu terlihat bahwa konferensi pers dipakai untuk dua kebutuhan yang berbeda. Pertama, mengumumkan: ada kabar baru yang ingin disebarkan serentak ke banyak media. Kedua, menjelaskan atau mempertahankan: ada situasi yang butuh penjelasan langsung, dan wartawan perlu kesempatan bertanya.

Variasinya juga ada. Wikipedia mencatat ada konferensi pers yang hanya berisi pernyataan tanpa tanya jawab, ada yang hanya tanya jawab. Acara media tanpa pernyataan dan tanpa pertanyaan biasanya disebut photo op, yaitu kesempatan foto. Untuk bisnis, format yang paling berguna tetap pernyataan singkat ditambah tanya jawab, karena wartawan mendapat bahan berita sekaligus kutipan langsung.

Kapan perlu konferensi pers, dan kapan cukup press release

Kesalahan paling umum adalah mengadakan konferensi pers untuk kabar yang sebenarnya cukup disampaikan lewat rilis tertulis. Wartawan punya waktu terbatas. Kalau mereka datang lalu hanya mendapat informasi yang bisa dibaca dalam dua menit, undanganmu berikutnya cenderung diabaikan.

Gunakan pertanyaan berikut untuk memutuskan:

1. Apakah kabarnya layak berita bagi pembaca media itu, bukan hanya penting bagi perusahaanmu?
2. Apakah ada yang perlu dijelaskan langsung, misalnya angka yang rumit, keputusan yang menimbulkan pertanyaan, atau situasi yang berkembang?
3. Apakah ada yang bisa dilihat, seperti demonstrasi produk, tokoh yang hadir, atau penandatanganan kerja sama?
4. Apakah banyak media perlu menerima kabar pada waktu yang sama?

Kalau sebagian besar jawabannya tidak, kirim press release saja. Rilis yang rapi tetap bisa diliput, dan kamu tidak membebani wartawan dengan perjalanan.

Konferensi pers juga bukan satu-satunya alat PR. Dalam strategi digital PR, acara tatap muka hanya satu titik. Yang lebih sering dipakai adalah rilis, wawancara, data orisinal, dan hubungan baik dengan wartawan yang meliput bidangmu.

Cara mengadakan konferensi pers langkah demi langkah

Persiapan menentukan hasil. Berikut urutan kerja yang bisa kamu sesuaikan dengan skala acaramu.

1. Tentukan satu pesan utama. Tulis dalam satu kalimat apa yang ingin kamu lihat di judul berita. Kalau kamu tidak bisa merumuskannya, wartawan juga akan kesulitan. Turunkan pesan itu menjadi tiga poin pendukung, masing-masing dengan fakta atau angka yang bisa dibuktikan.

2. Pilih juru bicara. Satu orang utama, paling banyak dua atau tiga pembicara. Juru bicara harus berwenang menjawab, paham detail, dan sudah berlatih. Siapkan juga satu orang teknis untuk pertanyaan mendalam.

3. Susun daftar media. Pilih media dan desk yang memang meliput topikmu: ekonomi, teknologi, gaya hidup, atau daerah tertentu. Daftar yang pendek tetapi tepat lebih berguna daripada mengundang semua media.

4. Kirim undangan. Undangan memuat topik singkat tanpa membocorkan seluruh kabar, nama pembicara, tanggal, jam, tempat atau tautan daring, dan kontak yang bisa dihubungi. Kirim beberapa hari sebelumnya, lalu ingatkan sehari sebelum acara.

5. Siapkan materi pers. Ini yang dalam bahasa Inggris disebut press kit. Menurut Wikipedia tentang press kit, isinya bisa berupa rilis, profil, foto resolusi tinggi, dan informasi kontak, dan kini sering dibagikan dalam bentuk digital seperti PDF atau tautan unduhan.

6. Latih tanya jawab. Tulis daftar pertanyaan paling sulit yang mungkin muncul, lalu siapkan jawaban jujur dan singkat. Pertanyaan yang tidak bisa dijawab saat itu cukup dijawab "akan kami sampaikan setelah dicek", lalu tepati.

7. Atur tempat dan teknis. Ruangan dengan latar netral, meja pembicara, pengeras suara, colokan listrik, jaringan internet, dan area untuk kamera. Untuk acara daring, uji tautan, mikrofon, dan fitur antrean pertanyaan.

Contoh susunan acara konferensi pers

Susunan acara yang baik memberi ruang paling besar untuk tanya jawab. Sambutan panjang dari banyak pejabat adalah alasan klasik wartawan pulang lebih cepat.

Durasi di tabel adalah contoh, bukan aturan. Yang penting urutannya logis dan moderator menjaga waktu. Moderator juga bertugas memastikan pertanyaan dibagi adil antarmedia, mengingatkan penanya menyebut nama dan medianya, serta menutup acara tepat waktu.

Untuk acara daring, tambahkan beberapa menit di awal untuk masalah teknis dan minta wartawan menulis pertanyaan di kolom obrolan sebagai cadangan bila koneksi suara bermasalah.

Etika dan aturan main dengan wartawan

Konferensi pers mempertemukan dua kepentingan: kamu ingin pesan tersampaikan, wartawan ingin berita yang akurat dan berimbang. Memahami pedoman kerja wartawan membantu kamu bersikap tepat.

Embargo dan off the record. Kode Etik Jurnalistik yang ditetapkan Dewan Pers pada 2006 memuat pasal 7: wartawan Indonesia menghargai ketentuan embargo, informasi latar belakang, dan off the record sesuai dengan kesepakatan. Kata kuncinya adalah kesepakatan. Kalau ada informasi yang hanya boleh disiarkan setelah jam tertentu, sampaikan sebelum informasi diberikan, bukan setelah wartawan mencatatnya.

Jangan memberi uang atau hadiah yang bisa dibaca sebagai suap. Pasal 6 kode etik yang sama menyatakan wartawan tidak menyalahgunakan profesi dan tidak menerima suap. Sediakan konsumsi dan materi pers, tetapi jangan mengaitkan pemberian apa pun dengan isi berita.

Berita bukan iklan. Redaksi bebas memilih sudut pandang, memuat pendapat pihak lain, atau tidak memberitakan sama sekali. Kalau kamu butuh naskah yang isinya kamu tentukan dan terbit pada tanggal tertentu, itu bukan berita, melainkan konten berbayar. Pedoman Pemberitaan Media Siber mewajibkan media membedakan dengan tegas antara produk berita dan iklan, dan setiap isi berbayar wajib mencantumkan keterangan seperti "advertorial", "iklan", "ads", atau "sponsored".

Setelah acara: tindak lanjut yang sering dilupakan

Banyak tim berhenti bekerja begitu acara selesai, padahal sebagian besar hasil ditentukan di hari berikutnya.

• Kirim materi ke media yang tidak hadir. Rilis, foto, dan kutipan juru bicara dikirim di hari yang sama. Media yang tidak datang tetap bisa menulis.
• Jawab pertanyaan yang tertunda. Pertanyaan yang dijanjikan akan dijawab harus dijawab, sebaiknya dalam 24 jam.
• Catat liputan yang terbit. Simpan judul, media, tanggal, dan tautan. Periksa apakah ada kesalahan fakta, lalu minta koreksi dengan sopan bila perlu. Kode etik pasal 11 menyebut wartawan melayani hak jawab dan hak koreksi secara proporsional.
• Periksa tautan dari liputan. Liputan berita kadang menaut ke situsmu, kadang tidak. Kalau ada tautan, cek atributnya dengan panduan cara cek backlink dan pahami arti rel nofollow. Tautan dari berita adalah bonus, bukan sesuatu yang bisa kamu minta.
• Ukur dampaknya. Selain jumlah liputan, lihat apakah pencarian nama merekmu naik setelah acara. Caranya dibahas di artikel brand awareness.

Konferensi pers, press release, atau artikel bersponsor?

Tiga jalur ini sering dianggap sama, padahal masing-masing punya fungsi berbeda.

• Konferensi pers: wartawan datang, bertanya, lalu menulis versi mereka. Kamu tidak mengendalikan isi maupun tanggal terbit. Biayanya ada di tempat, waktu tim, dan materi.
• Press release: dokumen tertulis ke redaksi. Biaya rendah, tetapi tidak ada jaminan dimuat.
• Artikel bersponsor berlabel: kamu menulis atau menyetujui naskah, media menayangkannya dengan label iklan sesuai pedoman media siber. Isi dan tanggal lebih bisa direncanakan, dan pembaca tahu itu konten berbayar. Formatnya dijelaskan di artikel advertorial.

Ketiganya bisa digabung. Misalnya, kabar besar diumumkan lewat konferensi pers, rilisnya dikirim ke media yang tidak hadir, lalu untuk media di daerah atau niche tertentu yang tidak meliput, kamu menayangkan versi artikel bersponsor agar pembaca di sana tetap menerima kabarnya.

Di Liputin, jalur ketiga tersedia lewat jasa press release dan artikel bersponsor di media. Kamu menulis satu naskah, memilih beberapa media, dan setiap listing menampilkan angka pembaca beserta sumber dan tanggal ceknya sebelum kamu memesan. Biaya per media bisa kamu lihat di halaman harga, dan alurnya dijelaskan di cara kerja. Untuk liputan berita murni, konferensi pers dan hubungan baik dengan redaksi tetap tidak tergantikan.

Ringkasan

Konferensi pers adalah alat yang kuat bila kabarnya memang layak berita dan butuh penjelasan langsung. Kuncinya ada pada satu pesan utama, juru bicara yang siap, daftar media yang tepat, materi pers yang lengkap, dan susunan acara yang memberi ruang besar untuk tanya jawab. Hormati kesepakatan embargo dan off the record, jangan mencampur berita dengan imbalan, dan selesaikan tindak lanjut di hari berikutnya.

Kalau kabarnya kecil, mulai dari press release. Kalau kamu ingin pembaca di media tertentu menerima kabar pada tanggal yang kamu rencanakan, gunakan artikel bersponsor berlabel. Dan kalau tujuanmu jangka panjang, bangun semuanya di dalam strategi digital PR yang konsisten.