Humas Adalah: Pengertian, Tugas, Fungsi, dan Contoh Kerjanya

Humas adalah singkatan dari hubungan masyarakat, padanan bahasa Indonesia untuk public relations atau PR. Humas adalah fungsi komunikasi yang membangun dan menjaga hubungan baik antara sebuah organisasi dan publiknya, dari media, pelanggan, karyawan, sampai masyarakat sekitar. Asosiasi profesi PR Amerika Serikat, PRSA, mendefinisikannya sebagai proses komunikasi strategis yang membangun hubungan saling menguntungkan antara organisasi dan publiknya (PRSA).

Banyak orang membayangkan humas sebagai orang yang membagikan rilis ke wartawan atau berdiri di depan kamera saat ada masalah. Itu bagian dari pekerjaannya, tetapi bukan seluruhnya. Humas yang baik justru paling sibuk sebelum ada berita: membaca opini publik, menyiapkan pesan, dan menjaga hubungan supaya saat organisasi perlu didengar, orang mau mendengar.

Panduan ini membahas pengertian humas, bedanya dengan PR, tugas dan fungsinya, cara kerjanya, bedanya dengan iklan dan marketing, serta contoh kerja humas di perusahaan kecil maupun instansi.

Humas adalah apa? Pengertian dan definisi

Definisi public relations berubah seiring waktu. PRSA mencatat definisi awal menekankan agen pers dan publisitas, sedangkan definisi modern memasukkan konsep keterlibatan dan membangun hubungan. Pada 1982, PRSA memakai definisi "public relations membantu organisasi dan publiknya saling menyesuaikan diri". Definisi yang berlaku sekarang adalah proses komunikasi strategis yang membangun hubungan saling menguntungkan antara organisasi dan publiknya.

CIPR, asosiasi PR di Inggris, menekankan reputasi. Menurut CIPR, public relations adalah soal reputasi, yaitu hasil dari apa yang kamu lakukan, apa yang kamu katakan, dan apa yang orang lain katakan tentangmu. CIPR juga menyebut PR sebagai upaya terencana dan berkelanjutan untuk membangun dan memelihara niat baik serta saling pengertian antara organisasi dan publiknya.

Wikipedia bahasa Indonesia menambahkan sisi praktisnya: sebagai profesi, humas bertanggung jawab memberikan informasi, mendidik, meyakinkan, meraih simpati, dan membangkitkan ketertarikan masyarakat, atau membuat masyarakat mengerti dan menerima sebuah situasi (Wikipedia).

Jadi, kalau diringkas: humas adalah cara organisasi berkomunikasi secara terencana supaya dipahami dan dipercaya oleh orang-orang yang penting baginya.

Humas, PR, dan public relations: apakah berbeda?

Secara makna, tidak. Humas adalah terjemahan dari public relations, dan PR adalah singkatannya. Perbedaannya lebih pada kebiasaan pemakaian:

• Humas lazim dipakai di instansi pemerintah, kampus, rumah sakit, dan BUMN. Banyak lembaga punya biro atau bagian humas.
• PR lebih sering dipakai di perusahaan swasta, startup, dan agensi, misalnya jabatan PR manager atau PR specialist.
• Corporate communication dipakai sebagian perusahaan besar untuk fungsi yang mencakup humas, komunikasi internal, dan hubungan investor.

Menurut Wikipedia, humas di Indonesia mulai dikenal pada 1950-an, ketika humas bertugas menjelaskan peran dan fungsi kementerian, jawatan, dan lembaga. Itu sebabnya istilah humas sangat melekat dengan instansi pemerintah sampai sekarang.

Publik humas: bukan hanya wartawan

Kata "publik" dalam humas berarti semua kelompok yang memengaruhi atau dipengaruhi organisasi. Media hanya salah satunya.

Pesan untuk tiap publik bisa berbeda penekanannya, tetapi tidak boleh bertentangan. Kabar yang diberikan ke karyawan dan ke media harus konsisten, karena keduanya pasti bertemu.

Tugas dan fungsi humas

PRSA merinci bahwa public relations mencakup, antara lain, mengantisipasi, menganalisis, dan menafsirkan opini publik serta isu yang bisa berdampak pada organisasi; memberi masukan kepada manajemen soal kebijakan dan komunikasi, termasuk komunikasi krisis; serta melindungi reputasi organisasi. Dalam praktik sehari-hari, tugas itu terlihat dalam pekerjaan berikut:

1. Membaca situasi. Memantau pemberitaan, percakapan di media sosial, dan masukan publik.
2. Menyusun pesan. Menentukan apa yang ingin dikatakan organisasi, kepada siapa, dan dengan bahasa apa.
3. Hubungan media. Menyiapkan press release, menjawab pertanyaan wartawan, dan mengadakan konferensi pers saat perlu. Wikipedia mencatat PR dan jurnalisme punya hubungan dekat yang disebut media relations, tetapi tujuannya berbeda: jurnalisme melaporkan secara berimbang, PR menyampaikan perkembangan dari sudut kepentingan organisasi.
4. Komunikasi internal. Memastikan karyawan tahu lebih dulu sebelum publik membaca kabar tentang perusahaannya.
5. Komunikasi krisis. Menyiapkan prosedur, juru bicara, dan pernyataan saat ada masalah.
6. Membangun reputasi jangka panjang. Program yang membuat organisasi dikenal dan dipercaya, misalnya lewat liputan media yang relevan. Ini sejalan dengan upaya membangun brand awareness.
7. Memberi masukan ke pimpinan. Menjelaskan dampak sebuah keputusan terhadap persepsi publik sebelum keputusan itu diumumkan.

Cara kerja humas: dari riset sampai evaluasi

Kerja humas yang terencana biasanya berputar dalam empat langkah. Langkah ini juga mencerminkan poin PRSA bahwa program PR perlu diriset, dijalankan, dan dievaluasi secara berkelanjutan.

1. Riset. Apa yang sedang dibicarakan publik tentang organisasi atau bidangmu? Apa yang mereka salah pahami?
2. Perencanaan. Tentukan tujuan, publik sasaran, pesan utama, kanal, dan jadwal. Siapkan juga bahan seperti media kit untuk wartawan.
3. Komunikasi. Jalankan rencana: rilis, wawancara, acara, unggahan, atau surat ke pemangku kepentingan.
4. Evaluasi. Ukur hasilnya. Bukan sekadar berapa artikel yang tayang, tetapi apakah pesannya sampai dengan benar dan apakah sikap publik berubah.

Humas, iklan, dan marketing: apa bedanya?

Ketiganya sering berjalan bersama, tetapi cara mendapat perhatian dan tingkat kendali atas pesannya berbeda.

Wikipedia bahasa Indonesia mencatat humas dapat mencakup eksposur ke khalayak lewat topik kepentingan publik, siaran pers, dan berita yang tidak memerlukan pembayaran langsung. Di antara keduanya ada format konten berbayar di media, seperti advertorial dan artikel bersponsor. Format ini dibayar seperti iklan, tetapi tampil dalam bentuk artikel. Etikanya jelas: konten berbayar wajib diberi label supaya pembaca tahu.

Contoh kerja humas

Beberapa contoh yang sering ditemui:

• Peluncuran produk di perusahaan kecil. Humas menyiapkan rilis, foto produk, dan narasumber, lalu mengirimnya ke media yang meliput bidang itu.
• Pengumuman perubahan layanan. Misalnya jam operasional berubah. Humas memastikan karyawan tahu lebih dulu, lalu pelanggan diberi kabar lewat situs dan media sosial dengan pesan yang sama.
• Humas instansi pemerintah. Menjelaskan program baru kepada masyarakat, menjawab pertanyaan media, dan mengelola kanal pengaduan.
• Komunikasi saat krisis. Saat ada keluhan yang viral, humas menyiapkan pernyataan yang mengakui masalah, menjelaskan langkah perbaikan, dan menunjuk satu juru bicara.
• Program reputasi jangka panjang. Menerbitkan riset atau data industri yang layak dikutip media, sehingga organisasi dikenal sebagai rujukan di bidangnya. Pendekatan ini banyak dipakai dalam digital PR.

Keterampilan yang dibutuhkan humas

Pekerjaan humas memadukan menulis, membaca situasi, dan menjaga hubungan. Beberapa keterampilan yang paling sering dibutuhkan:

• Menulis dengan jelas. Rilis, pernyataan, jawaban untuk wartawan, dan pengumuman internal harus bisa dipahami sekali baca. Struktur rilis yang baik dibahas di panduan press release.
• Memahami cara kerja media. Tahu apa yang dianggap layak berita, kapan tenggat redaksi, dan bentuk bahan yang memudahkan wartawan.
• Membaca data dan opini. Memantau pemberitaan dan percakapan publik, lalu menerjemahkannya menjadi masukan untuk pimpinan.
• Tenang saat krisis. Menyusun pernyataan yang jujur dan cepat, tanpa menyangkal masalah yang nyata.
• Menjaga hubungan. Hubungan baik dengan wartawan, mitra, dan komunitas dibangun lama, bukan hanya saat butuh liputan. Wikipedia mencatat bahwa hubungan dengan media dan pemengaruh menjadi aset bagi praktisi PR seiring waktu.
• Etika. Tidak menyamarkan iklan sebagai berita, tidak menyebarkan klaim yang tidak bisa dibuktikan, dan jujur soal siapa yang membayar konten.

Kesalahan umum dalam kerja humas

Beberapa kesalahan yang sering membuat upaya humas justru merugikan reputasi:

1. Hanya aktif saat ada masalah. Organisasi yang baru menghubungi media ketika krisis biasanya tidak punya hubungan yang cukup untuk didengar.
2. Mengirim rilis ke semua media tanpa memilih. Rilis yang tidak relevan dengan rubrik media hanya menambah tumpukan surel wartawan.
3. Pesan internal dan eksternal berbeda. Karyawan yang membaca kabar perusahaannya sendiri dari media akan merasa tidak dipercaya.
4. Menyangkal masalah yang jelas terjadi. Penyangkalan yang kemudian terbantah membuat krisis kedua yang lebih besar.
5. Mengukur dari jumlah berita saja. Tanpa melihat isi dan media tempat berita tayang, angka liputan bisa menyesatkan.
6. Tidak memberi label pada konten berbayar. Artikel bersponsor yang tampil seperti berita biasa merusak kepercayaan pembaca terhadap organisasi dan media sekaligus.

Humas di era digital

Pekerjaan humas kini tidak berhenti di koran dan televisi. Media online, situs organisasi, media sosial, dan hasil pencarian Google ikut membentuk reputasi. Wikipedia mencatat bahwa sejak awal 2000-an layanan distribusi rilis mulai menawarkan rilis untuk media sosial.

Konsekuensinya, humas perlu memperhatikan hal-hal yang dulu urusan tim web: apa yang muncul saat nama organisasi dicari, apakah artikel tentang organisasi di media online bisa ditemukan, dan apakah informasi di situs sendiri akurat. Liputan dari media yang kredibel juga membantu pembaca menilai apakah sebuah organisasi layak dipercaya, sejalan dengan konsep E-E-A-T yang dipakai Google untuk menggambarkan konten tepercaya.

Satu kebiasaan sederhana membantu kerja humas di media online: simpan daftar media yang relevan beserta rubrik, kontak redaksi, dan catatan liputan sebelumnya. Daftar ini memudahkan memilih media yang tepat untuk setiap rilis, alih-alih mengirim ke semua alamat yang ditemukan. Untuk media online, catat juga apakah artikel bersponsor diberi label dan bagaimana atribut tautannya, karena keduanya menentukan cara pembaca dan mesin pencari memperlakukan liputan tersebut. Cara membaca atribut tautan dijelaskan di panduan rel nofollow. Saat mengevaluasi hasil, lihat isi liputan dan media tempat berita tayang, bukan hanya jumlah berita atau tautan yang terkumpul. Liputan di satu media yang benar-benar dibaca publik sasaranmu sering lebih bernilai daripada belasan berita di media yang tidak mereka kunjungi.

Ringkasan

Humas adalah fungsi komunikasi yang membangun hubungan baik dan saling pengertian antara organisasi dan publiknya, dengan reputasi sebagai taruhannya. Tugasnya mencakup membaca opini publik, menyusun pesan, hubungan media, komunikasi internal, komunikasi krisis, dan memberi masukan ke pimpinan. Humas berbeda dari iklan karena ruangnya diperoleh lewat nilai berita, bukan dibeli, sehingga kendali atas pesannya lebih rendah tetapi kepercayaannya lebih tinggi.

Kalau kamu perlu menyebarkan rilis ke media sebagai bagian dari kerja humas, lihat layanan jasa press release. Untuk artikel bersponsor berlabel di media dengan data pembaca bersumber, ada halaman artikel bersponsor di media.